Zum Jahreswechsel müssen alte Unterlagen nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist fachgerecht entsorgt werden. Aber auch neue Archive angelegt werden. Dies gilt für Dokumente, Rechnungen, Angebote, Geschäftskommunikation usw.

Auch E-Mails gelten als Geschäftsbriefe und müssen sechs oder zehn Jahre aufgehoben werden. Das kommt auf den Inhalt an. Auch die Datenschutzverordnung verlangt dies. Dies kann Mithilfe eines Anbieters für Mailarchivierung von statten gehen. So werden innerhalb des Jahres ein- und ausgehende Mails laufend weggesichert. Durch vorinstallierte oder selbst geschaffene Regeln werden diese automatisch zum Ablauf der Fristen gelöscht oder auf Knopfdruck. Zudem sind sie auf jeden Fall vor Verlusten geschützt.

Auch die regelmäßigen Backups sollten nun zum Jahresende in ein Jahres-Backup zusammengefasst werden. Auch hier helfen wir mit Software und einem passenden Netzwerk. Das schafft nicht nur Platz auf vorhanden Servern oder Festplatten, sondern sichert die Daten vor Verlust und Diebstahl.

Ein einmaliger Aufwand der Installation eines Backup-Tools und Mailarchives schafft dauerhaft Ordnung und Sicherheit. Gerne helfen wir euch weiter bei der Auswahl und Installation der für euch passenden Software.

Liebe Grüße

Alexandra

 

 

 

Ps. Danke an pixabay für das Bild