Zum Jahreswechsel müssen alte Unterlagen nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist fachgerecht entsorgt werden, aber auch neue Archive angelegt werden. Dies gilt für Dokumente, Rechnungen, Angebote, Geschäftskommunikation usw..
E-Mails gelten ebenso als Geschäftsbriefe und müssen sechs oder zehn Jahre aufgehoben werden. Das kommt auf den Inhalt an, auch die Datenschutzverordnung verlangt das. Dies kann mit Hilfe eines Anbieters für Mailarchivierung vonstatten gehen. So werden innerhalb des Jahres ein- und ausgehende Mails laufend weggesichert. Durch vorinstallierte oder selbst geschaffene Regeln werden diese zum Ablauf der Fristen automatisch gelöscht oder auf Knopfdruck. Zudem sind sie auf jeden Fall vor Verlusten geschützt.
Die regelmäßigen Backups sollten nun zum Jahresende in einem Jahres-Backup zusammengefasst werden. Auch hier helfen wir mit Software und einem passenden Netzwerk. Das schafft nicht nur Platz auf vorhandenen Servern oder Festplatten, sondern sichert die Daten vor Verlust und Diebstahl.
Ein einmaliger Aufwand der Installation eines Backup-Tools und Mailarchivs schafft dauerhaft Ordnung und Sicherheit. Gerne helfen wir euch weiter bei der Auswahl und Installation der für euch passenden Software.
Liebe Grüße
Alexandra
